Wynagrodzenia stanowiące koszty kwalifikowane do ulgi badawczo-rozwojowej z możliwością uwzględnienia należności z tytułu usprawiedliwionej nieobecności pracownika (np. urlop czy choroba)

Ulga badawczo-rozwojowa dostępna jest dla podatników od 2016 r. Od początku jej funkcjonowania jedne z największych wątpliwości wśród podmiotów korzystających z ulgi dotyczyły możliwości uwzględniania w kosztach kwalifikowanych wynagrodzeń za czas urlopów i innych usprawiedliwionych nieobecności (a także składek z tytułu tych należności).

Przepisy dotyczące uznania wynagrodzeń za koszty kwalifikowane nie precyzowały tej kwestii i pomimo, że zmieniły się na przestrzeni lat, to nadal nie rozwiały wątpliwości podatników:

• W latach 2016-2017 przepisy określały, że za koszty kwalifikowane uznaje się wynagrodzenia oraz składki z tytułu tych należności określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, jeżeli te należności i składki dotyczą pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej,
• Od 2018 roku za koszty kwalifikowane uznawane są wynagrodzenia poniesione w danym miesiącu (oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności), w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Zmiana przepisów nie tylko nie rozwiała wątpliwości, ale postawiła nowe pytanie – jak należy rozumieć „ogólny czas pracy pracownika w danym miesiącu”. W praktyce budziło bowiem wątpliwości, czy ogólny czas pracy uwzględnia urlop, chorobę oraz inną nieobecność pracownika, czy jest to wyłącznie czas poświęcany na pracę w danym miesiącu. Jednocześnie, także Ministerstwo Finansów oraz Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie były w tym temacie zgodne z sądami administracyjnymi:

• Według Ministerstwa Finansów oraz Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej „ogólny czas pracy pracownika w danym miesiącu” powinien być interpretowany wyłącznie jako czas faktycznie przepracowany. Konsekwentnie, z kosztów kwalifikowanych ulgi B+R wyłączona powinna być część wynagrodzenia związana z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika.
• Sądy administracyjne stały jednak na stanowisku, że czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika jest związany ze stosunkiem pracy, a w konsekwencji wynagrodzenie za ten okres nie może być wyłączone z kosztów kwalifikowanych ulgi B+R.

Powyższe wątpliwości zostały rozwiane przez Ministra Finansów w Interpretacji Ogólnej Nr DD8.8203.1.2021 z dnia 13 lutego 2024 r.

W wydanej interpretacji Minister Finansów wskazuje, że „ogólny czas pracy” należy rozpatrywać według Kodeksu pracy, który mówi, że czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Tym samym nie jest to równoznaczne z czasem efektywnego (rzeczywistego) wykonywania pracy. Czas urlopu jak i czas zwolnienia chorobowego nie są oczywiście bezpośrednim czasem wykonywania pracy, jednak są czasem zatrudnienia pracownika, za który przysługują pracownikowi należności wynikające z zatrudnienia.

Minister Finansów podkreślił także, że celem przepisu obligującego podatnika do określenia czasu poświęcanego przez pracownika na prace B+R jest wyłącznie rozróżnienie przedmiotu zadań wykonywanych przez pracownika. Konstrukcja tego przepisu nie jest kryterium dającym podstawy do wykluczenia z katalogu kosztów kwalifikowanych ulgi B+R wydatków pracodawcy wynikających bezpośrednio ze stosunku pracy i tym samym wynikających z nich odpowiednich elementów składowych tegoż wynagrodzenia. Jak wskazano, o możliwości skorzystania z ulgi B+R decydujące jest wykonywanie działalności B+R, a tym samym jeżeli jest ona wykonywana (np. na podstawie umowy o pracę), to wszystkie przychody pracownika związane z jego stosunkiem pracy (oraz składki z tego tytułu) stanowią koszt kwalifikowany, oczywiście w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności B+R pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Interpretację ogólną można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów:

Interpretacja Ogólna Nr DD8.8203.1.2021 Ministra Finansów z dnia 13 lutego 2024 r. w sprawie możliwości zaliczenia do kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej poniesionych przez podatnika w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz sfinansowanych przez płatnika składek z tytułu tych należności określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika - Ministerstwo Finansów - Portal Gov.pl (www.gov.pl)