KSeF – co zrobić z fakturami wystawionymi poza systemem?

Krajowy System e-Faktur od 2026 r. zrewolucjonizuje rozliczenia VAT. Już dziś warto zadbać o bezpieczeństwo podatkowe i uniknąć niepotrzebnych sporów.

Jeśli:

• Twoja firma otrzymuje faktury od kontrahentów, którzy powinni wystawiać je w KSeF,
• rozliczasz VAT naliczony i chcesz mieć pewność, że prawo do odliczenia nie zostanie zakwestionowane,
• zależy Ci na minimalizacji ryzyka podatkowego,

to teraz jest najlepszy moment na działanie.

Co warto wiedzieć już dziś?

• Ustawa o VAT nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT wyłącznie z powodu wystawienia faktury poza KSeF – o ile transakcja była rzeczywista i prawidłowo udokumentowana.
• W wydawanych dotychczas interpretacjach organy potwierdzają, że brak faktury w KSeF nie stanowi samodzielnej przesłanki negatywnej do odliczenia VAT.
• Kluczowe znaczenie ma realność transakcji, jej właściwe udokumentowanie oraz dochowanie należytej staranności po stronie nabywcy.
• Sankcje za niestosowanie KSeF dotyczą wyłącznie sprzedawców i wejdą w życie najwcześniej od 1 stycznia 2027 r.

Jednocześnie należy mieć świadomość, że:

• praktyka organów podatkowych w zakresie KSeF będzie się dopiero kształtować,
• brak faktury w KSeF może być w przyszłości interpretowany jako sygnał ostrzegawczy,
• ciężar wykazania należytej staranności wciąż spoczywa na podatniku.

Dlatego warto już dziś wdrożyć działania zabezpieczające, w szczególności:

• udokumentowanie żądań wystawienia lub udostępnienia faktur w KSeF,
• zachowanie korespondencji z kontrahentami potwierdzającej identyfikację nieprawidłowości,
• zgromadzenie pełnej dokumentacji transakcyjnej (umowy, zamówienia, protokoły odbioru, płatności).

Zanim KSeF stanie się narzędziem kontroli – wykorzystaj go jako element ochrony podatkowej.